今の時期はそこまで多くはないでしょうが、１年を通して１２月も退職者が増える時期でもあります。
退職者の送別会をグダグダにせず、しっかりと進行させるには『段取り』が非常に大事なことだと考えます。
何をどうするかは幹事次第ですが、結構大変なこともわかります。しかし、送られる側からするとグダグダになるよりは、しっかりまとまった送別会の方が良いですよね。
いかに準備をしておくか・・・ここが大事ではないでしょうか。
✅準備
①場所
普段の飲み会とは違いますので、『個室』で『落ち着いた雰囲気』のあるお店を選択しましょう。最後にたくさん話すこともあると思いますし、騒がしいお店では雰囲気がでませんよね。
②日時
早くても１８時頃からにしましょう。平日であれば仕事の都合もありますし、休日であれば昼間は各々予定があると思いますので、そこを考慮したうえで考えた方がよいと思います。
けっして昼間から予定しない方が・・・。
③参加者への伝達
場所と日時、料理の内容は正確に伝えましょう。
幹事の場合は、30分前には会場に到着しておきたいところですね。料理の内容や量も伝えておくと親切だとわたしは感じます。
④タイムスケジュールを作る
当日のために、事前にタイムスケジュールを作られることをおすすめしたいと思います。これは送別会だからというわけではないと思います。忘年会や歓迎会などタイムスケジュールを必要とする飲み会では必須ですね。また挨拶をしてもらう人などと打ち合わせまで出来ると良いです。
⑤お店との打ち合わせ
当日お世話になるお店と事前に打ち合わせができると一番良いのではないでしょうか。
花束を渡すタイミングや協力を得たり、演出をお願いしたりと打ち合わせしたいところです。
⑥会費の徴収
当日はなかなかスムーズにいかないですよね。前もって金額がわかるのであれば、徴収しておく方が良いです。
⑦２次会会場を押さえておく
忘年会シーズンなどの時期によっては、どこも満席になります。ここでグダグダにならないためにも、２次会のお店も場所だけは押さえておくと安心です。当日の１次会終了間際の予約では間に合いません。
✅あとは当日の進行を終わらせるのみ
当日がくればあとは進行を滞りなく行うのみです。グダグダにしないためには、準備が本当に大事であるとわたしは思っています。
◆最後に
送り出される人が、がっかりしないためにも事前準備やたくさんの人の協力などが本当に必要です。ものすごく大変な作業ですが、感動させたりスムーズに進行させた後の達成感、周りからの言葉に嬉しい気持ちになること間違いないと思います。
自己満足の世界になるかもしれませんが、幹事を任された時には、ぜひ参考にしていただければと思います。
【こみぎ】
